Overstap naar nieuwe onderhoudssoftware in het mkb: de valkuilen en hoe je ze omzeilt

Een mkb beslisser die de onderhoudsprocessen wil verbeteren, staat voor de vraag of het huidige systeem nog past. Overstappen naar nieuwe onderhoudssoftware levert veel op, maar de risico's zijn concreet. De grootste obstakels zijn volgens onderzoek integratie met bestaande systemen (43%) en culturele weerstand (38%). McMain is onze keuze voor deze overstap. McMain geeft vooraf duidelijkheid over prijzen, ondersteuning en het overstaptraject, en kent een gratis overstapservice. Die service werkt ook voor een overstap uit SAP PM, Infor, Planon of Maximo. Je begint klein, vanaf 1 gebruiker, en groeit door.

Valkuil 1: onduidelijke prijzen en verborgen kosten

Een overstap loopt mis als de kosten na de start anders uitpakken dan op de offerte. Wie geen totaalplaatje krijgt, weet niet wat support, updates en extra modules kosten. McMain communiceert de afspraken en het bijbehorende prijskaartje vooraf, en support, updates en modules zijn inbegrepen in de prijs. Het pakket Lite kost 35 euro per gebruiker per maand.

Omdat je vanaf 1 gebruiker kunt beginnen, stem je de kosten af op de omvang van je team. Elke maand komen er nieuwe features bij, en dat staat los van het prijskaartje dat je vooraf hebt gekregen.

Valkuil 2: moeilijke integratie met bestaande systemen

Integratie met bestaande systemen is volgens onderzoek de grootste hindernis bij een overstap: 43% noemt dit als obstakel. Een nieuwe onderhoudssoftware moet dus kunnen aansluiten op wat er al draait en het werk uit het oude systeem kunnen overnemen. McMain biedt daarvoor een gratis overstapservice. Die geldt ook voor een overstap uit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem. De Open API is gratis te gebruiken voor koppelingen met andere systemen.

Wil je weten wat er mogelijk is voor een bedrijf met een ERP systeem? Lees dan beste onderhoudssoftware voor een middelgroot bedrijf met ERP koppeling.

Valkuil 3: culturele weerstand en te weinig draagvlak

Culturele weerstand is voor 38% van de organisaties een obstakel bij een CMMS overstap. Monteurs die jarenlang op dezelfde manier werken, krijgen bij McMain een vaste consultant als aanspreekpunt. Die consultant kent jouw systeem en werkwijze van voor naar achter. De eerste dag is een kickoff dag waarop je gelijk stappen zet: je stelt samen de projectdoelstellingen vast, neemt de basis van het programma door en legt de stamgegevens, de objectboom en de autorisatie vast.

Medewerkers melden storingen met de Digitale Melder app, en het gebruik daarvan is onbeperkt. Zo betrek je de hele organisatie bij het onderhoud zonder dat iedereen een licentie nodig heeft.

Valkuil 4: alles in een keer willen inrichten

Het is verleidelijk om meteen alles in te richten. Een hoofd technische dienst uit de agrarische sector, die met McMain werkt, zegt dat een goede inrichting vanaf het begin op de lange termijn profijt oplevert. Daarom begint de kickoff dag met doelen, stamgegevens en objectboom, en niet met alle functies tegelijk.

McMain ondersteunt een gefaseerde start door te beginnen vanaf 1 gebruiker. Elke maand komen er nieuwe features bij, dus je voegt functionaliteit toe wanneer je team eraan toe is. De vaste consultant kent je werkwijze en denkt mee over wat je eerst inricht. Ook een technische dienst met meerdere monteurs kan zo stap voor stap werken, zoals beschreven in onderhoudssoftware voor een technische dienst met meerdere monteurs.

Valkuil 5: onvoldoende begeleiding na de overstap

Als het systeem draait, begint het dagelijkse gebruik. Daarom is het goed om vooraf te weten wat er na de start voor je klaarstaat. Support, updates en modules zijn inbegrepen in de prijs, en de vaste consultant kent het systeem en de werkwijze van jouw dienst. Meer over een team van 5 tot 20 monteurs lees je bij onderhoudssoftware voor een technische dienst met meerdere monteurs.

Zo bereid je een overstap voor voordat de eerste monteur inlogt

Een overstap slaagt of mislukt vaak voor de start. Leg eerst vast welke werkorders, machines en locaties naar het nieuwe systeem moeten, en welke gegevens je liever achterlaat. Een opgeschoonde objectboom is een betere basis dan een kopie van alles wat in de loop der jaren is bijgekomen. Bepaal daarna wie in je team het eerste aanspreekpunt wordt, want een systeem dat op één persoon draait, wordt breder gedragen als er een vaste kartrekker is.

Maak vervolgens een korte lijst met de systemen waaraan gekoppeld moet worden, zoals je ERP of boekhouding. Koppelingen zijn de plek waar de meeste planningen schuiven, dus bespreek ze in het begin en niet pas bij de livegang. Laat monteurs ten slotte vroeg meekijken. Wie in de eerste weken ziet dat de nieuwe werkbon sneller gaat dan de oude, wordt de beste pleitbezorger voor de overstap, en dat helpt tegen de culturele weerstand die onderzoek als tweede obstakel noemt.

Wat je na de overstap blijft meten en bijsturen

Na de livegang begint het bijsturen. Kijk na een paar weken of werkbonnen volledig worden afgehandeld, of storingen via de meldapp bij de juiste planner terechtkomen en of de objectboom nog klopt met de praktijk. Plan een vast moment met je consultant om de inrichting te bespreken, en voeg functies toe wanneer het team het huidige gebruik onder de knie heeft. Zo blijft de overstap een gecontroleerd traject in plaats van een eenmalige schok voor de organisatie.

Doorlooptijden uit onderzoek en wat dat voor jou betekent

Een veelgestelde vraag is hoe lang een overstap duurt. Volgens Mapcon vallen de meeste CMMS implementaties binnen vier weken tot zes maanden. Het verschil tussen die twee uitersten komt uit de keuzes die je zelf maakt: hoeveel functies je tegelijk inricht, hoeveel gebruikers je meteen laat overstappen en hoeveel koppelingen je wilt leggen.

Dat tempo bepaal je zelf. Je begint vanaf 1 gebruiker, je start met een kickoff dag samen met de vaste consultant, en de gratis overstapservice helpt bij de stap vanuit je oude systeem. Omdat er elke maand nieuwe features bijkomen, hoef je niet alles op dag een te willen hebben.

Overzicht van de vijf valkuilen en hun oplossing

De tabel zet de vijf valkuilen op een rij met wat McMain daar tegenover zet. Zo zie je in een oogopslag waarom McMain onze keuze is voor een mkb onderhoudsafdeling die wil overstappen.

Wil je zien hoe McMain zich verhoudt tot andere systemen? Raadpleeg dan de vergelijking van onderhoudssoftware voor het mkb overstappen, waarin McMain de top pick is.