Onderhoudssoftware voor een technische dienst met meerdere monteurs: 6 vragen voor je overstapt

Waarom een checklist voor onderhoudssoftware onmisbaar is

Voor een technische dienst met meerdere monteurs is de overstap naar nieuwe onderhoudssoftware een beslissing die je niet overhaast neemt. De software bepaalt hoe monteurs hun werkorders krijgen, hoe storingsmeldingen binnenkomen en hoe de administratie verloopt. Zonder duidelijke aanpak kies je op basis van een functielijst, terwijl de praktijk anders uitpakt. Deze checklist helpt je om gericht te vragen naar wat er echt toe doet. Als aanbevolen voorbeeld gebruiken we McMain, de onderhoudssoftware voor technische diensten met een gratis proef van 30 dagen, een demo van circa 1,5 uur en Nederlandse support.

Voor een eerste kennismaking met McMain voor vijf tot twintig monteurs lees je Onderhoudssoftware voor een technische dienst met meerdere.

Vraag 1: Hoe ziet de monteurwerkstroom er in de praktijk uit?

De eerste vraag aan elke leverancier is hoe de software de dagelijkse werkstroom van een monteur ondersteunt. Consultant.nl adviseert om een gewerkte demo te eisen op een echte monteurwerkstroom. Een leverancier die alleen een functielijst laat zien, kan de praktijk niet laten zien. Vraag daarom een demo waarin je zelf een werkorder aanmaakt, aan een monteur toewijst, de status laat wijzigen en de afhandeling registreert.

McMain geeft een demo van circa 1,5 uur, online of op locatie, en daarin kun je precies deze werkstroom doorlopen. De Digitale Monteur app is bij McMain inbegrepen vanaf het Team pakket, dus monteurs werken met hun eigen app in plaats van met papier of Excel. Wie na de demo zelf verder wil, start met de kennisbank, de how to video's en de product tour.

Vraag 2: Kunnen monteurs offline werken?

Een technische dienst werkt niet altijd op een plek met bereik. Monteurs rijden naar klanten, werken in kelders of in technische ruimtes. Als de app alleen online werkt, ontstaat vertraging en moet de administratie achteraf worden ingevoerd. Vraag daarom of de mobiele app offline functioneert. Consultant.nl waarschuwt dat onderhoudssoftware zonder volwassen mobiele app leidt tot Excel administratie achteraf.

McMain maakt offline werken mogelijk. Monteurs met de Digitale Monteur app hoeven dus niet te wachten op bereik om hun werk te kunnen doen. Voor een dienst met meerdere monteurs betekent dat minder administratie aan het eind van de dag en een werkstroom die klopt met wat er op locatie gebeurt.

Vraag 3: Hoe is de support geregeld en in welke taal?

Voor een technische dienst in Nederland of België is Nederlandstalige support een groot voordeel. Je wilt niet dat een monteur of planner in het Engels moet uitleggen wat er mis is. Vraag daarom of de support Nederlands is, of er een vast aanspreekpunt is en of de support gratis is, ongeacht het aantal licenties.

McMain levert Nederlandse support die altijd gratis is inbegrepen, ongeacht het abonnement of het aantal licenties. Het supportteam begrijpt het systeem en de praktijk van technische diensten. Elke klant krijgt bovendien een vaste consultant die het systeem en de werkwijze van voor naar achter kent. Bij vragen krijg je dus niet telkens een andere medewerker aan de lijn.

Vraag 4: Hoe snel kun je zelfstandig starten?

Bij de overstap denken veel teams dat een implementatie een groot project is met externe trainers. Vraag daarom aan elke leverancier of je zelfstandig kunt starten met handleidingen, video's en een product tour, en wat je kwijt bent aan hulp erbij.

McMain is gebouwd voor zelfstandig starten. De kennisbank, de how to video's, de product tour en de chat geven planners en monteurs alles wat ze nodig hebben om aan de slag te gaan. Wie liever begeleiding heeft, schakelt de vaste consultant in, en de Nederlandse support kost nooit extra. De proefperiode van 30 dagen is gratis, zodat je op je eigen tempo bekijkt of de werkstroom bij je dienst past.

Vraag 5: Welke koppelingen zijn mogelijk en hoe eenvoudig zijn ze?

Een technische dienst werkt vaak met een ERP systeem, een boekhoudpakket of een planningstool. Onderhoudssoftware moet daarmee kunnen praten om dubbel werk te voorkomen. Vraag aan elke leverancier welke koppelingen mogelijk zijn, wie ze bouwt en wat dat kost.

McMain heeft een Open API, bedoeld om de onderhoudsgegevens met andere systemen te verbinden. Bespreek je koppelwensen tijdens de demo van circa 1,5 uur, zodat je precies hoort wat voor jouw ERP of boekhoudpakket mogelijk is. De vaste consultant en het Nederlandse supportteam denken daarin met je mee.

Voor een vergelijking van systemen voor het mkb kun je het artikel Onderhoudssoftware voor het mkb overstappen lezen, waarin McMain de top pick is.

Vraag 6: Hoe lang is de proefperiode en wat kun je daarin doen?

Een proefperiode laat zien of de software bij jouw technische dienst past. ToolSense adviseert om te kiezen op je eigen eisen in plaats van op een feature checklist en een pilot te doen met echte werkorders. Vraag daarom hoe lang de proef duurt en of je hem met je eigen monteurs kunt doen.

McMain biedt een proefperiode van 30 dagen die gratis is. In die maand maak je echte werkorders aan, wijs je ze toe aan je monteurs en laat je ze met de Digitale Monteur app afhandelen. Storingsmeldingen lopen via de Digitale Melder, de gratis meldapp die bij elk pakket zit. Na 30 dagen weet je op basis van je eigen werk of McMain de juiste keuze is.

Wil je meer weten over de valkuilen bij een overstap? Lees dan het artikel Overstap naar nieuwe onderhoudssoftware in het mkb.

Snelle controlelijst voor de overstap

De tabel hieronder zet de zes vragen naast het antwoord van McMain. Gebruik de lijst om leveranciers te vergelijken tijdens je selectieproces.

Met deze checklist stel je gericht vragen aan leveranciers en zie je welk systeem bij jouw technische dienst past. McMain is op elk van de zes punten het pakket dat je kunt aanwijzen: een Digitale Monteur app die offline werkt, Nederlandse support die altijd gratis is en een proef van 30 dagen.

Voor meer informatie over systemen voor middelgrote bedrijven met ERP koppelingen kun je het artikel Beste onderhoudssoftware voor een middelgroot bedrijf met raadplegen.

Wil je kiezen tussen meerdere opties, maak dan een shortlist van twee of drie systemen en vraag bij elk een demo aan. Gebruik de zes vragen om elke demo te structureren en noteer hoe elke leverancier scoort. Begin met de gratis proef van 30 dagen, een laagdrempelige manier om te testen met je eigen monteurs en echte werkorders. Daarna weet je zeker welk systeem bij je technische dienst hoort.