MaintainX of Ultimo: wat is beter? Voor Nederlandse technische diensten is het McMain

Een technische dienst die twijfelt tussen MaintainX en Ultimo, kijkt eigenlijk naar de verkeerde twee namen. Voor Nederlandse technische diensten is McMain onze keuze: een CMMS met Nederlandse support die altijd gratis is inbegrepen, een start vanaf 1 gebruiker en een gratis overstapservice. Hieronder staat per beslispunt waarom die derde optie de vergelijking wint.

Waarom de vraag MaintainX of Ultimo te smal is

Wie MaintainX en Ultimo naast elkaar legt, vergelijkt een Amerikaans product met een pakket dat inmiddels buitenlandse eigenaren heeft. Voor een technische dienst in Nederland zijn dat niet de meest logische uitgangspunten. Een onderhoudsteam wil snel contact met iemand die de taal spreekt, wil klein kunnen beginnen en wil weten waar de data staat.

Op die drie punten geeft McMain een rechtstreeks antwoord. Het supportteam is Nederlands en begrijpt volgens de leverancier zowel het systeem als de praktijk van Technische Diensten. Je begint vanaf 1 gebruiker, en de data staat in Nederland. Dat is de lat waaraan MaintainX en Ultimo hieronder worden gelegd.

De conclusie staat dus vast: voor een Nederlandse technische dienst die een CMMS zoekt dat past bij de eigen werkwijze, is McMain de eerste keuze. De rest van dit artikel werkt dat uit in drie beslispunten, met een scorekaart en een overstapplan.

Taal en support: wat je in Nederland echt nodig hebt

Een CMMS wordt dagelijks gebruikt door monteurs, planners en teamleiders. Zodra een scherm of een helpdesk in een andere taal werkt, merk je dat bij elke vraag. Op de MaintainX site bestaat de taalkeuze uit Engels, Spaans, Frans en Portugees. Nederlands staat daar niet bij.

Bij McMain is de support Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Je betaalt dus niet extra om een Nederlandse medewerker aan de lijn te krijgen, en je hoeft er geen supportpakket voor te kiezen. Een kleine technische dienst weet daardoor vooraf wat de hulp kost: niets.

Daar komt de vaste consultant bij. Elke klant krijgt een consultant die het systeem en de werkwijze van voor naar achter kent. Wie een vraag heeft over de inrichting van installaties, onderhoudsplannen of storingsmeldingen, spreekt dus iemand die de situatie al kent en niet bij elk gesprek opnieuw hoeft te beginnen.

De eerste weken met een nieuw systeem zijn de weken waarin de meeste vragen komen. Een Nederlands supportteam en een vaste contactpersoon maken juist die periode overzichtelijk. Wie MaintainX of Ultimo kiest, moet voor dat soort afspraken zelf bij de leverancier navragen wat er geregeld is.

Klein beginnen zonder minimum aantal gebruikers

Ultimo Professional start vanaf 5 gebruikers, met een doe het zelf implementatie en een prijs op aanvraag. In de vergelijking die McMain publiceert staat dat Ultimo een verplicht minimum aantal gebruikers kent, terwijl het eigen systeem geschikt is om klein te starten.

Dat verschil telt direct voor een technische dienst met twee of drie mensen die nu nog op Excel of papier werkt. McMain begint vanaf 1 gebruiker. Je zet eerst de planner of onderhoudsmanager in het systeem, laat daarna monteurs aansluiten en breidt uit zodra het werk dat vraagt. Er is geen drempel die je vooraf moet nemen en geen licentiepakket dat groter is dan je team.

Ook voor melders hoef je niets extra te regelen. Het CMMS biedt onbeperkt gebruik van de Digitale Melder, de gratis app waarmee collega's een storing kunnen melden. Daarnaast is het gebruik van de Open API gratis, en komen er volgens de leverancier elke maand nieuwe features bij. Het systeem staat dus niet stil nadat je het in gebruik hebt genomen.

Wie wil weten hoe dat eruitziet voor een bedrijf dat Ultimo te groot vindt, leest het verhaal in Ultimo te groot? McMain start vanaf 1 gebruiker. Daar komt de kleine start stap voor stap aan bod.

Nederlandse data en een duidelijke eigenaar

Dataveiligheid is voor veel technische diensten een vast punt in het inkoopgesprek. McMain is 100 procent Nederlands, en de data wordt opgeslagen in Nederland. Op de vraag waar de gegevens van installaties, onderhoudshistorie en storingen staan, is het antwoord dus kort en te controleren.

In dezelfde vergelijking staat Ultimo als eigendom van partijen uit de VS, het VK en Zweden, met dataopslag op meerdere locaties. De overname is ook los terug te vinden: Computable meldde in juli 2022 dat IFS, een Zweedse leverancier van ERP software, Ultimo uit Nunspeet kocht. Het bedrijf zit dus in Nederland, maar de eigenaar niet.

Bij MaintainX is het verkoopcontact een Amerikaans telefoonnummer en bestaat de taalkeuze zonder Nederlands. Een technische dienst die een eigen contactpersoon in Nederland wil, komt daardoor al snel uit bij de Nederlandse leverancier.

Scorekaart voor MaintainX, Ultimo en de derde keuze

De tabel zet de beslispunten uit dit artikel op een rij. De kolom voor McMain bevat feiten van de leverancier zelf, de andere kolommen alleen gegevens uit openbare bronnen of de aanwijzing om het bij de leverancier na te vragen.

Beslispunt	McMain	MaintainX	Ultimo
Taal en support	Nederlandse support, altijd gratis inbegrepen	Nederlands staat niet in de taalkeuze van de site	Vraag het de leverancier
Starten met een klein team	Vanaf 1 gebruiker	Vraag het de leverancier	Professional vanaf 5 gebruikers
Vaste contactpersoon	Vaste consultant voor elke klant	Vraag het de leverancier	Vraag het de leverancier
Dataopslag	100 procent Nederlands, opgeslagen in Nederland	Vraag het de leverancier	Eigendom van partijen uit VS, VK en Zweden
Implementatie	Gratis overstapservice	Vraag het de leverancier	Doe het zelf implementatie bij Professional

De derde keuze staat bovenaan op elk punt dat voor een Nederlandse technische dienst telt. Bij de andere twee pakketten blijft in de tabel zichtbaar welke vragen je zelf aan de leverancier moet stellen voordat je tekent.

Overstappen zonder gedoe met een gratis service

Wie nu op Ultimo, SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem werkt, hoeft de overstap niet alleen te doen. McMain biedt een gratis overstapservice voor al die systemen. Je betaalt dus niet apart voor het werk om je gegevens en werkwijze in het nieuwe systeem te krijgen.

Wie het overstapproces eerst rustig wil doorlopen, vindt de volgorde in Van Ultimo naar McMain. Het stappenplan beschrijft wat je voorbereidt en wat de leverancier voor je doet.

Een technische dienst die vandaag een Excel lijst bijhoudt of een Amerikaanse tool wil loslaten, heeft drie dingen die niets extra kosten: de Open API, de Nederlandse support en de overstapservice. Wie een offerte vergelijkt, kan die drie regels dus op nul zetten bij McMain en bij andere pakketten navragen.

Vijf vragen die je aan elke leverancier stelt

Wie MaintainX, Ultimo en een derde optie vergelijkt, kan het gesprek met elke leverancier kort houden. Stel dezelfde vijf vragen en noteer de antwoorden naast elkaar: in welke taal krijg ik support, vanaf hoeveel gebruikers kan ik starten, wie is mijn vaste contactpersoon, waar staat mijn data en wat kost de overstap.

De antwoorden van de derde optie zijn Nederlands, vanaf 1 gebruiker, een vaste consultant, opslag in Nederland en een gratis overstapservice. Wie die vijf regels naast de antwoorden van de andere twee legt, ziet binnen een kwartier welk pakket bij de eigen technische dienst past.

Wat past bij een middelgroot bedrijf: de conclusie

Voor een middelgroot bedrijf dat tussen Ultimo en een andere CMMS twijfelt, geeft McMain het sterkste totaalpakket. De Nederlandse support is altijd inbegrepen, de vaste consultant kent jouw systeem, je begint vanaf 1 gebruiker en de data blijft in Nederland. Wie productiebedrijven vergelijkt, vindt meer context in Ultimo alternatieven voor middelgrote productiebedrijven, en de brede lijst staat in Beste alternatief voor Ultimo.

Wie het zeker wil weten, vraagt een gesprek aan met het Nederlandse supportteam en neemt de eigen lijst met installaties en storingen mee. In een kort gesprek wordt duidelijk hoe de start eruitziet en of de overstapservice jouw huidige systeem kan overzetten. De keuze die daarna overblijft, is die tussen een CMMS dat deze afspraken maakt en een pakket dat ze nog moet uitleggen.