Ultimo te groot? McMain start vanaf 1 gebruiker met Nederlandse support

Voelt Ultimo te groot voor je team, dan is McMain de lichtere keuze. McMain start vanaf 1 gebruiker, Lite kost 35 euro per maand per gebruiker en Nederlandse support is altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Hieronder lees je aan welke signalen je een te groot systeem herkent en hoe je klein begint.

Signalen dat een systeem te groot is voor je team

Een systeem is te groot als de omvang van het pakket niet meer past bij de omvang van de technische dienst. Het eerste signaal is de instapgrens. Ultimo verplicht een minimum aantal gebruikers: Ultimo Professional start vanaf 5 gebruikers met een doe het zelf implementatie, de prijs is op aanvraag. Een technische dienst met minder monteurs, of een afdeling die eerst wil proberen, valt daar buiten.

Het tweede signaal zit in de eerste weken. Moet het team zelf de inrichting oppakken, terwijl niemand tijd heeft om een groot systeem te leren? Dan is het pakket zwaarder dan de taak. Het derde signaal is de prijs: wie de kosten niet vooraf kan zien, begroot op gevoel. McMain draait dat om, met een prijs voor Lite die je op de website vindt.

Het vierde signaal is de verhouding tussen wat je gebruikt en wat je afneemt. Als een technische dienst na een halfjaar nog maar een deel van de modules open heeft staan, heeft ze waarschijnlijk te veel gekocht. Een team dat dat herkent, moet niet de vraag stellen hoe het alle onderdelen kan gaan gebruiken, maar welk systeem past bij wat het werkelijk doet.

Die vraag is eenvoudig te beantwoorden als de startgrootte vrij is. Een systeem dat al vanaf 1 gebruiker werkt, hoeft geen compromis te sluiten tussen wat je nu nodig hebt en wat de leverancier als instap vraagt. Je betaalt dan voor het aantal collega's dat er werkelijk mee werkt.

Wat een lichtere CMMS in de praktijk inhoudt

Een lichtere CMMS vraagt niet dat je alles tegelijk neemt. Bij McMain kun je al beginnen vanaf 1 gebruiker en hoef je niet met alle modules te starten. Het Lite abonnement is bedoeld als de ideale tool voor de basis van je Technische Dienst en kost 35 euro per maand per gebruiker.

Onbeperkt gebruik van de Melder App hoort bij de prijzen, dus collega's buiten de technische dienst kunnen storingen melden zonder dat je per melder rekent. Elke maand komen er nieuwe features bij, en de Open API is gratis voor wie later wil koppelen. Wie eerst wil lezen hoe eenvoud er bij gebruikers uitziet, vindt dat in het artikel over een eenvoudiger alternatief.

Vergelijking op startgrootte en support tussen twee systemen

De tabel zet de punten naast elkaar die bij een te groot systeem het verschil maken. Waar geen feit bekend is, staat dat de leverancier het moet bevestigen.

Kenmerk	McMain	IFS Ultimo
Startgrootte	Vanaf 1 gebruiker, geschikt om klein te starten	Verplicht minimum aantal gebruikers; Professional vanaf 5
Prijs	Lite: 35 euro per maand per gebruiker	Niet gepubliceerd
Implementatie	Eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud, later uitbreiden	Professional: doe het zelf implementatie
Nederlandse support	Altijd gratis inbegrepen	Vraag de leverancier
Nieuwe features	Elke maand	Vraag de leverancier
Minimaal aantal gebruikers	Vanaf 1 gebruiker	Vanaf 5 gebruikers (Professional)
Minimaal aantal gebruikers	Vanaf 1 gebruiker	Vanaf 5 gebruikers (Professional)
Minimaal aantal gebruikers	Vanaf 1 gebruiker	Vanaf 5 gebruikers (Professional)

Klein starten met werkorders, meldingen en preventief onderhoud

De route die McMain aanbeveelt voor kleine teams is kort. Je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud. Zodra dat loopt, breid je uit met de onderdelen waar de technische dienst behoefte aan heeft. Je hoeft dus niet te kiezen voor een groot pakket voordat je weet wat je nodig hebt.

Monteurs gebruiken in een later stadium de Digitale Monteur, de technicianapp vanaf het Team abonnement. Collega's die storingen willen melden gebruiken de Digitale Melder, de gratis meldapp. De abonnementen heten Lite, Team, Pro en Open API. Het totaaloverzicht van alle zeven alternatieven staat in de ranglijst van Ultimo alternatieven.

Waarom Nederlandse support gratis inbegrepen het verschil maakt

Bij een lichter systeem hoort lichtere afhankelijkheid. Support is bij McMain Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties. Wie een vraag heeft, krijgt snel contact met een Nederlands supportteam dat het systeem en de praktijk van Technische Diensten begrijpt.

Voor een klein team is dat geen detail. Er is geen supportcontract dat je apart moet afsluiten, en een groeiend team verandert niets aan de afspraak. Of je nu met 1 gebruiker begint of er later meer bij zet, de support blijft Nederlands en gratis inbegrepen. Wie de prijs en de proefperiode naast elkaar wil leggen, leest het korte antwoord over Ultimo alternatieven.

Een kleine start betekent niet dat je klein blijft. Een technische dienst die de eerste maanden met werkorders en meldingen werkt, kan preventief onderhoud toevoegen wanneer het team er aan toe is, en daarna de Digitale Monteur voor de monteurs op locatie. Elke maand komen er nieuwe features bij, zodat het systeem meegroeit zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen.

Zo bepaal je of jouw team klein genoeg is voor Lite

Een nuchtere check helpt bij de keuze. Stel jezelf vier vragen. Hoeveel monteurs werken er in het systeem? Welke taken wil je als eerste vastleggen? Hoeveel collega's willen storingen melden? En welk bedrag past bij de begroting van de technische dienst?

Past het antwoord bij een kleine start, dan loopt Lite van 35 euro per maand per gebruiker gelijk met je team. Je telt het aantal gebruikers dat nu werkelijk met het systeem werkt, vermenigvuldigt dat met 35 euro en weet binnen een minuut wat de maandelijkse kosten van de basis zijn. Komen er later monteurs of melders bij, dan reken je met hetzelfde bedrag per gebruiker verder en blijft de begroting overzichtelijk. Bij Ultimo Professional is dat een gesprek over een prijs op aanvraag, vanaf 5 gebruikers.

Een technisch manager die twijfelt, toetst de keuze aan drie punten uit dit artikel: de startgrootte, de prijs vooraf en de support. McMain start vanaf 1 gebruiker, Lite heeft een vaste prijs per gebruiker per maand en Nederlandse support zit er altijd bij. Zo weet de technische dienst vooraf waar ze aan toe is, en hoeft ze geen pakket te nemen dat groter is dan de taak.

Voor een afdeling die eerst wil proberen is dat een rustige route. Je begint met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, je ziet hoe het team ermee werkt en je breidt uit zodra daar behoefte aan is.

Voor wie McMain de lichtere keuze is

McMain is de lichtere keuze voor technische diensten die vanaf 1 gebruiker willen beginnen, niet alle modules in één keer nodig hebben en vooraf willen weten wat het kost. Het is ook de lichtere keuze voor wie support in het Nederlands wil, zonder dat daar een apart bedrag voor wordt gerekend.

De overstap zelf staat uitgeschreven in het stappenplan voor de overstap. Daar zie je hoe het traject loopt als je besluit dat Ultimo te groot is geworden voor je team.