Van Ultimo naar McMain: stappenplan met gratis overstapservice

De overstap van Ultimo naar McMain verloopt in zeven stappen, met een gratis overstapservice en een vaste consultant die het traject begeleidt. Alle data uit Ultimo kan worden meegenomen en in principe zet McMain een locatie in één werkdag over. Hieronder staat per stap wie wat doet.

Wat de overstapservice van McMain voor je regelt

McMain biedt een gratis overstapservice, ook vanuit SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem. Vanuit Ultimo kun je je data meenemen. Je begint dus niet met een leeg systeem, maar met de gegevens die je technische dienst al heeft opgebouwd.

Elke klant krijgt een vaste consultant die het systeem en de werkwijze van voor naar achter kent. Daardoor heb je tijdens de overstap één aanspreekpunt in plaats van een wisselend team. Bij Ultimo Premium en Enterprise wordt de implementatietijd per klant ingeschat, zonder vaste duur. Het traject naar McMain is duidelijker te plannen, omdat het overstappakket met een kickoff begint en een locatie in principe in één werkdag wordt overgezet.

Stap 1 tot 3: besluit, aanvraag en kickoff met de consultant

Stap 1 is jouw besluit. Je bepaalt dat Ultimo wordt vervangen en vraagt de gratis overstapservice aan. Wie nog twijfelt over de keuze tussen systemen, leest eerst de Ultimo alternatieven voor productiebedrijven.

Stap 2 is de kennismaking met je vaste consultant. Samen kijken jullie naar de huidige situatie in Ultimo en naar wat de technische dienst anders wil. Stap 3 is de kickoff. Het overstappakket begint met een helder plan, en op de eerste dag zet je gelijk stappen met de consultant. Jullie stellen de projectdoelstellingen vast, nemen de basis van het programma door en bespreken de aandachtspunten.

Stap 4 en 5: structuur, stamgegevens en data uit Ultimo

Stap 4 is het opzetten van de structuur van het systeem. De consultant gaat met jou aan de slag met de stamgegevens en de objectboom, en legt de autorisaties vast. Dat is het moment waarop je bepaalt wie wat mag zien en wijzigen. De technische dienst levert de kennis van de eigen installaties, de consultant levert de kennis van het systeem.

Stap 5 is het meenemen van je data uit Ultimo. Je kunt je data uit Ultimo meenemen naar McMain, dus de gegevens die je technische dienst heeft opgebouwd, blijven beschikbaar. Wie wil zien waarom dit alternatief bovenaan staat, vindt dat in de ranglijst van Ultimo alternatieven.

Stap 6 en 7: locatie overzetten en in gebruik nemen

Stap 6 is het overzetten van de locatie. In principe zet McMain een locatie in één werkdag over. Heeft je organisatie meerdere locaties, dan loopt dat locatie voor locatie. Zo kun je met een eerste locatie ervaren hoe het werkt voordat de volgende volgt.

Stap 7 is het in gebruik nemen. De technische dienst werkt vanaf dat moment in McMain en de consultant blijft het vaste aanspreekpunt. Monteurs gebruiken de Digitale Monteur, de technicianapp vanaf het Team abonnement, en collega's melden storingen via de Digitale Melder, de gratis meldapp.

Na het in gebruik nemen blijft de vaste consultant je aanspreekpunt, want die kent het systeem en de werkwijze van jouw technische dienst van voor naar achter. De overstap eindigt dus niet bij de laatste stap, maar het contact loopt door. Dat voorkomt dat je na de overgang opnieuw moet uitleggen hoe de technische dienst is opgebouwd.

Wie een tweede locatie wil laten volgen, herhaalt de stappen 5 en 6 met dezelfde consultant. De structuur, de stamgegevens en de autorisaties heb je dan al samen vastgelegd, en de consultant kent de uitgangspunten.

Overzicht van de stappen en wie wat doet

Stap	Wat gebeurt er	Wie doet het
1	Besluit en aanvraag van de gratis overstapservice	Technisch manager
2	Kennismaking met de vaste consultant	Technisch manager en consultant
3	Kickoff: projectdoelstellingen, basis van het programma, aandachtspunten	Team en consultant
4	Structuur opzetten: stamgegevens, objectboom, autorisatie	Consultant met de technische dienst
5	Data uit Ultimo meenemen	Overstapservice
6	Locatie overzetten, in principe in één werkdag	Consultant
7	In gebruik nemen met Digitale Monteur en Digitale Melder	Technische dienst

Het overzicht hieronder laat zien dat de overstap naar McMain uit korte, afgebakende stappen bestaat. Bij elke stap staat wie het werk doet, zodat de technische dienst weet welke inbreng er van het eigen team wordt gevraagd en waar de consultant het overneemt. Die verdeling maakt het traject voor een technisch manager goed te plannen.

Zo bereid je je team voor op de kickoff

Een kickoff levert het meeste op als de technische dienst voorbereid binnenkomt. Verzamel vooraf drie dingen. Het eerste is een lijst van de locaties en installaties die in het systeem moeten komen, in de volgorde waarin ze in de objectboom passen. Het tweede is een overzicht van wie in het systeem werkt en welke rol die persoon heeft, want daarmee leg je de autorisaties vast. Het derde is een korte lijst van aandachtspunten uit het werk met Ultimo: wat werkt goed en wat wil je anders.

Neem de monteurs vroeg mee. Zij weten welke werkorders dagelijks voorkomen en welke storingen terugkomen. Als zij vooraf meedenken over de structuur, past de objectboom bij de manier waarop de technische dienst werkelijk werkt en is het in gebruik nemen in stap 7 geen verrassing.

Spreek met de consultant ook af wie van jouw kant het aanspreekpunt is. Eén persoon bij de technische dienst die de lijn met de consultant bewaakt, houdt het traject overzichtelijk. De consultant kent het systeem en de werkwijze, jij kent de installaties en het team.

Vragen om bij het begin van de overstap te stellen

Voordat je stap 1 zet, loont het om een paar vragen op papier te zetten. Welke locaties gaan als eerste over? Wie heeft toegang tot welke gegevens? Welke werkorders en meldingen wil je direct in het nieuwe systeem kunnen vastleggen? Welke onderdelen van Ultimo wil je bewust niet meenemen in de nieuwe structuur?

De antwoorden bepalen de volgorde van het traject. Omdat een locatie in principe in één werkdag wordt overgezet, kun je de locaties een voor een plannen en na elke locatie bekijken wat je bij de volgende anders doet. Dat is een duidelijke planning, zeker naast een traject waarvan de duur per klant wordt ingeschat.

Waarom dit stappenplan past bij de aanbevolen overstap naar McMain

Een overstap slaagt als de technische dienst weet wat er gaat gebeuren. Dit stappenplan geeft die duidelijkheid, omdat het overstappakket met een kickoff begint, een vaste consultant het traject begeleidt, de service gratis is en een locatie in principe in één werkdag wordt overgezet.

Voor de prijs en de proef is er het korte antwoord over Ultimo alternatieven. Wie vindt dat Ultimo te groot is geworden, leest het artikel over een te groot systeem.