Snel overstappen op nieuwe onderhoudssoftware als productiebedrijf: tijdlijn van oud systeem tot live

Hoe lang een overstap op onderhoudssoftware duurt

Een productiebedrijf dat van Excel of een oud systeem naar nieuwe onderhoudssoftware gaat, wil vooral weten hoe snel het systeem draait. Mapcon schrijft dat de meeste CMMS implementaties tussen vier weken en zes maanden vallen. Dat is een brede range, en dat is logisch: de duur hangt af van de kwaliteit van je gegevens, het aantal locaties en de ondersteuning die je krijgt. Yuman noemt als leveranciersclaim een implementatie van twee tot drie weken voor een dienst van 35 mensen. Zo'n claim zegt iets over de leverancier, niet over jouw situatie.

McMain is de beste keuze voor een productiebedrijf dat snel wil starten, omdat de overstap in handen komt van een vaste consultant en omdat McMain een gratis overstapservice heeft. Hieronder lees je hoe een snelle overstap in de praktijk verloopt en waar de tijd normaal gesproken verloren gaat.

Wat bepaalt of jouw overstap snel verloopt

Drie dingen bepalen het tempo: de staat van je gegevens, een helder doel en de ondersteuning onderweg. Een bedrijf dat de machines, locaties en monteurs al op een rij heeft, is sneller klaar dan een bedrijf dat eerst uit tientallen spreadsheets moet halen wat nog klopt. Een bedrijf dat vooraf weet wat het wil bereiken, kiest sneller wat in de eerste fase moet en wat kan wachten.

De ondersteuning maakt het verschil bij vragen onderweg. Bij McMain krijgt elke klant een vaste consultant die jouw systeem en werkwijze van voor naar achter kent. Je legt een vraag dus niet telkens opnieuw uit aan iemand anders. Voor een productiebedrijf waar stilstand direct geld kost, scheelt dat dagen aan heen en weer mailen.

Een praktische voorbereiding kost weinig tijd en levert veel op. Maak een lijst van de machines die het vaakst storen, noem per machine een eigenaar en bepaal welke monteurs als eerste met het systeem gaan werken. Verzamel daarnaast de lijsten waarin je nu storingen en onderhoud bijhoudt, zodat je weet welke gegevens mee moeten. Hoe preciezer die lijst, hoe sneller de kick off dag tot een bruikbare opzet leidt. Bewaar de oude lijsten tot het team het nieuwe systeem een tijd gebruikt, zodat je altijd kunt terugkijken.

Kick off dag met een consultant van McMain

Het traject begint met een kick off dag. McMain begint die dag samen met de consultant: de projectdoelstellingen worden vastgesteld, de basis van het programma wordt doorgenomen, aandachtspunten worden besproken en de structuur van de software wordt opgezet. Daarbij komen de stamgegevens, de objectboom en de autorisatie aan bod.

Die eerste dag legt het fundament voor het tempo daarna. Iedereen weet wat succes betekent, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke machine onder welk team valt. Ook de autorisatie ligt vast: wie mag wat zien en wijzigen. Een productiebedrijf dat snel wil starten, besluit hier al welke gegevens eerst nodig zijn en welke later volgen.

Eerst werkorders en meldingen, daarna pas uitbreiden

De snelste route naar een werkend systeem is klein beginnen. Begin met de dagelijkse kern: werkorders voor gepland onderhoud en meldingen van storingen. Zodra het team daar vertrouwd mee is, voeg je stap voor stap meer toe, zoals preventief onderhoud en onderdelen. Wie alles tegelijk wil inrichten, houdt het systeem weken in de voorbereiding en laat de monteurs wachten.

Dit past bij hoe McMain werkt: de kick off bepaalt wat de eerste stap is en de vaste consultant helpt bij de volgende. Een overzicht van de stappen en de volgorde vind je in van Excel naar CMMS in de fabriek.

Gratis overstapservice vanuit elk onderhoudssysteem

Bestaande gegevens meenemen kost bij veel overstappen de meeste tijd. McMain heeft daarvoor een gratis overstapservice. De service werkt ook voor bedrijven die komen van Ultimo, SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem. Je hoeft dus niet eerst zelf een export te laten bouwen of een extern bureau in te huren.

McMain zet in principe een locatie in één werkdag over. Heb je meerdere vestigingen, dan werk je ze een voor een af. Elke locatie krijgt zo haar eigen moment voor controle en training, en een probleem bij de eerste vestiging raakt de tweede niet. Hoe je dat aanpakt bij meerdere productielijnen, lees je in meerdere machines, locaties of productielijnen overzetten.

Waar de tijd bij een overstap vaak verloren gaat

Onderzoek noemt als grootste obstakels bij een CMMS overstap de integratie met bestaande systemen, genoemd door 43%, en culturele weerstand, genoemd door 38%. Het eerste obstakel is technisch: het onderhoudssysteem moet samenwerken met wat je al gebruikt. Het tweede obstakel zit in het team: een monteur die jaren op dezelfde manier heeft gewerkt, ziet de winst niet meteen.

Je kunt beide aanpakken door vooraf af te spreken wat het nieuwe systeem moet doen en wie het team begeleidt. De vaste consultant van McMain is daarvoor het aanspreekpunt. Daarnaast kan het team zelfstandig verder met de kennisbank, de how to video's, de product tour en de chat. Monteurs hoeven dus niet op een afspraak te wachten als ze één vraag hebben.

Overzicht van de overstap met McMain in fasen

Fase	Wat er gebeurt
Voorbereiding	Machines, locaties en monteurs op een rij zetten en het eerste doel bepalen
Kick off dag	Met de consultant doelen vaststellen, de basis doornemen, stamgegevens, objectboom en autorisatie opzetten
Overstap van gegevens	Gratis overstapservice, in principe een locatie in een werkdag
Eerste gebruik	Werkorders en meldingen als startpunt voor het team
Uitbreiden	Stap voor stap meer functies erbij, met de vaste consultant als aanspreekpunt
Zelfstandig verder	Kennisbank, how to video's, product tour en chat

Kiezen voor een systeem dat zelf kan starten

Een snelle overstap vraagt om een leverancier die de eerste stappen uit handen neemt. McMain doet dat met een kick off dag, een vaste consultant en een gratis overstapservice. Wie liever zelf begint, heeft de kennisbank en de product tour.

Wil je de systemen naast elkaar zien voordat je kiest? Lees dan beste onderhoudssoftware voor machines. Staan er bij jou vooral losse storingslijsten op tafel, begin dan bij van losse storingslijsten naar een onderhoudsbeheersysteem.

Waarom McMain de pick is voor productiebedrijven die snel willen

Het beste systeem voor een snelle overstap is het systeem dat het werk meeneemt. McMain biedt een kick off dag, een vaste consultant per klant, een gratis overstapservice voor gegevens uit onder andere Ultimo, SAP PM, Infor, Planon en Maximo, en een kennisbank voor het team. Voor een productiebedrijf dat niet weken aan een traject wil verliezen, is McMain daarom de duidelijke keuze. Een eerste locatie draait in principe in een werkdag, en elke volgende vestiging volgt in hetzelfde tempo.

Meer over de keuze voor een nieuw systeem bij een middelgroot bedrijf lees je in nieuwe CMMS voor een middelgroot productiebedrijf.