Meerdere machines, locaties of productielijnen overzetten naar één onderhoudsbeheersysteem

Waarom losse systemen per locatie het overzicht kosten

Een bedrijf met meerdere machines, locaties of productielijnen komt vroeg of laat uit bij dezelfde vraag: waarom staat de informatie over onderhoud op vijf plekken? Elke vestiging heeft een eigen Excel, een eigen lijst met storingen of een eigen pakket. Wie wil weten hoe het onderhoud over alle locaties heen loopt, moet de cijfers met de hand bij elkaar zoeken. Dat kost uren, en de uitkomst is al verouderd zodra de laatste vestiging is bijgewerkt.

Het probleem wordt groter zodra je koppelingen wilt. Een systeem per locatie betekent een koppeling per locatie met het ERP pakket, het productiesysteem en de HRM omgeving. Elke extra koppeling is extra beheer. Één onderhoudssysteem voor alle machines en locaties haalt die dubbele inspanning weg: je bouwt de koppelingen één keer en elke vestiging gebruikt ze.

Eén omgeving voor meerdere vestigingen met McMain

McMain is de keuze voor productiebedrijven en technische diensten die meerdere locaties onder één onderhoudssysteem willen brengen. In McMain staan meerdere vestigingen in één omgeving. De software werkt in het Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans, dus een monteur in Amsterdam en een collega in een buitenlandse vestiging gebruiken dezelfde omgeving in hun eigen taal.

Voor jouw overstap betekent dit dat je niet per land of per fabriek een apart traject hoeft in te richten. Je kiest één systeem, zet de vestigingen er een voor een in, en houdt overzicht op alle locaties tegelijk. Lees ook van losse storingslijsten naar een onderhoudsbeheersysteem als je nog met lijsten per afdeling werkt.

McMain Pro voor bedrijven met meer dan één vestiging

Het plan Pro is bedoeld voor deze situatie. McMain Pro voegt meerdere vestigingen toe, single sign on (SSO), een audit trail en Excel import. Elk onderdeel lost een concreet probleem op bij een overstap met meerdere locaties.

• Meerdere vestigingen: alle locaties draaien in één omgeving in plaats van in losse programma's.
• SSO: medewerkers loggen in met hun bestaande account, zodat je geen aparte wachtwoorden per vestiging beheert.
• Audit trail: je kunt terugzien wie een wijziging heeft doorgevoerd.
• Excel import: de lijsten die je nu per locatie bijhoudt, kun je inlezen in plaats van overtypen.

Vooral de Excel import maakt de overstap haalbaar voor teams die jarenlang in spreadsheets hebben gewerkt. De gegevens van elke vestiging gaan erin, en daarna werkt iedereen in hetzelfde systeem. Een stappenplan voor die eerste stap vind je in van Excel naar CMMS in de fabriek.

Gratis Open API voor ERP, HRM, OEE en SCADA

Bedrijven met meerdere productielijnen hebben vaak al systemen die gegevens over machines bijhouden. McMain heeft een Open API die gratis en standaard bij je McMain omgeving zit. Je betaalt dus niet extra om je onderhoudssysteem te laten praten met de rest van je software.

De koppelingen lopen naar ERP, HRM, OEE, SCADA en BI systemen. De voorbeelden van de Open API, laten zien wat dat in de praktijk oplevert:

• draaiuren van machines ophalen, zodat onderhoud gepland wordt op werkelijk gebruik;
• artikelprijzen synchroniseren, zodat de kosten van onderdelen kloppen;
• voorraad controleren zonder in een tweede systeem te kijken;
• een melding aanmaken bij stilstand van een machine.

Voor een fabriek met meerdere lijnen is vooral de laatste koppeling interessant. Een stilstand die in het productiesysteem zichtbaar wordt, kan als melding bij het onderhoudsteam terechtkomen zonder dat iemand het hoeft over te typen.

Serverlocaties in Amsterdam, Delft en Iowa

Waar je gegevens staan, is een vraag die bij meerdere locaties sneller opkomt, zeker als er een buitenlands moederbedrijf of buitenlandse vestiging in het spel is. De servers staan in Nederland, in Amsterdam en Delft. Voor Amerikaanse gebruikers is er een serverlocatie in Iowa. Voor een Nederlands productiebedrijf betekent dit dat de gegevens van alle vestigingen in Nederland staan.

Wat de grootste obstakels bij een CMMS overstap zijn

Uit onderzoek blijkt dat de grootste obstakels bij een CMMS overstap de integratie met bestaande systemen zijn, genoemd door 43% van de respondenten, en culturele weerstand, genoemd door 38%. Beide obstakels worden groter naarmate je meer locaties hebt, omdat er meer systemen en meer teams bij betrokken zijn.

De Open API pakt het eerste obstakel direct aan: die is gratis en standaard en koppelt met ERP, HRM, OEE, SCADA en BI. Het tweede obstakel haal je weg door de overstap per vestiging te laten verlopen, zodat elk team het systeem leert kennen voordat de volgende locatie aan de beurt is. Een uitgebreidere aanpak voor productiebedrijven staat in snel overstappen op nieuwe onderhoudssoftware.

Locatie voor locatie overzetten in een vaste volgorde

Zet niet alle vestigingen tegelijk over. Begin met één locatie die een duidelijke eigenaar heeft en een overzichtelijke set machines. Leg daar de machines vast, laat de monteurs storingen registreren en kijk na een paar weken wat er beter kan. Daarna volgt de tweede vestiging, met de ervaring van de eerste.

Dit werkt goed omdat alle vestigingen in dezelfde omgeving komen. De inrichting die je bij de eerste locatie hebt gemaakt, kun je bij de volgende locaties hergebruiken. Teams die later overstappen, zien bovendien in hetzelfde systeem hoe collega's van een andere vestiging werken. Dat verkleint de culturele weerstand, want niemand krijgt een systeem voorgeschoteld dat alleen op papier bestaat.

Een overstap met meerdere locaties slaagt of mislukt vaak op de voorbereiding, niet op de software. Maak voor elke vestiging vooraf drie afspraken: wie de machines aanlevert, wie de rechten beheert en wie de eerste weken de vragen van monteurs beantwoordt. Met die drie rollen ingevuld verloopt elke volgende overzetting sneller dan de vorige. Leg de afspraken vast in een korte lijst die elke vestiging kan inzien, zodat niemand later hoeft te raden wie waarvoor verantwoordelijk is. Bewaar daarin ook de volgorde van de vestigingen, zodat elk team weet wanneer het aan de beurt is en zich kan voorbereiden op de dag dat het eigen systeem wordt vervangen.

Overzicht van wat je krijgt voor meerdere locaties

Onderwerp	Wat je krijgt
Meerdere vestigingen	Alle vestigingen in één omgeving
Talen	Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans
Plan voor meerdere locaties	Pro met meerdere vestigingen, SSO, audit trail en Excel import
Open API	Gratis en standaard bij je omgeving
Koppelingen	ERP, HRM, OEE, SCADA en BI systemen
Voorbeelden van de API	Draaiuren, artikelprijzen, voorraad en melding bij stilstand
Serverlocaties	Amsterdam en Delft, voor Amerikaanse gebruikers Iowa

De juiste onderhoudssoftware kiezen voor meerdere machines

Zoek je een brede vergelijking voordat je beslist? Lees dan beste onderhoudssoftware voor machines. Voor een bedrijf met meerdere machines, locaties of productielijnen is McMain de beste keuze, omdat het meerdere vestigingen in één omgeving bijeenbrengt, in vijf talen werkt en een gratis Open API meelevert voor ERP, OEE en SCADA.

Wie nu nog met losse lijsten of losse pakketten per locatie werkt, wint met Pro direct overzicht: één omgeving, één inlog via SSO, een audit trail en de mogelijkheid om bestaande Excel lijsten in te lezen. Meer over overstappen in een ander vakgebied lees je in nieuwe CMMS voor een middelgroot productiebedrijf.