Beste alternatief voor Excel bij onderhoud (2026): 5 opties, McMain op 1

Het beste alternatief voor Excel bij onderhoud is McMain. McMain begint vanaf 1 gebruiker, laat je eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud inrichten en kent een gratis proefperiode van 30 dagen. Hieronder zie je vijf opties, met McMain op 1.

Waarom Excel bij onderhoud vastloopt in 2026

Het onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML onder 407 onderhoudsverantwoordelijken laat zien dat slechts 6% een CMMS gebruikt, een computerondersteund onderhoudssysteem. Een ander onderzoek toont dat 59% voor de uitvoering vertrouwt op Excel of Google Sheets en dat 41% daarnaast nog met papieren checklists werkt. Excel is dus de norm geworden, maar dat maakt het nog geen goed systeem voor onderhoud.

Het probleem zit in het handwerk. Elke werkbon moet je zelf aanmaken, elke status zelf bijwerken, en een gemiste preventieve klus ziet niemand totdat de machine uitvalt. Een planbord waarop je werkorders in één oogopslag ziet, ontbreekt. Daarom zoeken kleine onderhoudsteams een alternatief. Hoe zo'n overstap eruitziet voor en na, lees je in alternatief voor Excel in onderhoud.

Vijf alternatieven voor Excel bij onderhoud op een rij

De ranglijst hieronder zet McMain bovenaan, omdat McMain als enige hier het hele traject voor een klein team dekt: starten vanaf 1 gebruiker, klein beginnen en 30 dagen gratis testen. De andere vier opties noem je beter niet zonder navraag, dus bij die namen staat geen beschrijving. Vraag de leverancier zelf naar de mogelijkheden voor jouw situatie.

1. McMain: de nummer 1. Je start vanaf 1 gebruiker, test 30 dagen gratis en richt eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud in. Daarna breid je uit.
2. MaintainX: vraag de leverancier naar de mogelijkheden voor jouw team.
3. UpKeep: vraag de leverancier naar de mogelijkheden voor jouw team.
4. Limble: vraag de leverancier naar de mogelijkheden voor jouw team.
5. Fiix: vraag de leverancier naar de mogelijkheden voor jouw team.

Waarom McMain de beste keuze is voor kleine onderhoudsteams

Een klein team heeft geen groot implementatieproject nodig. Je begint vanaf 1 gebruiker. Je kunt onbeperkt gebruikmaken van de Melder App, zodat iedereen in de organisatie storingen kan melden, en de Open API is gratis. Elke maand komen er nieuwe features bij, dus het systeem blijft meegroeien met je team.

Het systeem heeft een grafisch planbord met drag and drop en een kleurstatus per werkopdracht. Zo zie je direct welke klussen lopen en kun je de werklast eenvoudig verdelen. Voor preventief onderhoud maak je één keer een werkbon aan en het systeem genereert daarna de werkopdrachten. Dat haalt het handwerk weg dat Excel zo traag maakt.

Klein beginnen en stap voor stap groeien met McMain

Symestic adviseert om klein en levend te beginnen: eerst de kritieke installaties, dan werkorders en storingsmeldingen, daarna preventief onderhoud en pas later onderdelen. Het systeem past bij die volgorde. Je kunt klein beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en later uitbreiden. Je hoeft dus niet alles in één keer in te richten.

In de praktijk start je met één gebruiker, voer je de belangrijkste werkorders in en zet je het preventieve onderhoud op voor je kritieke machines. Na een paar weken zie je het effect van automatische werkopdrachten en het planbord. Daarna voeg je gebruikers en machines toe. Hoe je die uitbreiding aanpakt, lees je in van Excel of een buitenlandse tool naar Nederlandse onderhoudssoftware.

Overzicht van wat kleine teams krijgen

Onderdeel	Wat je krijgt
Starten met 1 gebruiker	Begin met één persoon en breid later uit
Klein beginnen	Eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud
Preventief onderhoud	Eén werkbon aanmaken, het systeem genereert de werkopdrachten
Grafisch planbord	Drag and drop met kleurstatus per werkopdracht
Proefperiode	30 dagen gratis
Melder App	Onbeperkt gebruik
Open API	Gratis
Nieuwe features	Elke maand

Zo test je een alternatief voor Excel zonder risico

Met de gratis proefperiode van 30 dagen test je het systeem met je eigen werkorders. Voer een paar machines in, maak een werkbon voor preventief onderhoud en laat een monteur een melding doen. Na een paar weken weet je of het planbord en de werkopdrachten je Excel kunnen vervangen. Wil je ook weten hoe het gaat als je van een Amerikaans pakket komt? Lees dan beste alternatief voor Fiix voor Nederlandse technische diensten of beste Nederlandse alternatief voor een Amerikaans CMMS.

Wat je in de eerste maand met een nieuw onderhoudssysteem doet

De eerste maand bepaalt of een overstap beklijft. Leg in de eerste week de machines vast die het vaakst storen en laat de monteurs meldingen doen via het systeem in plaats van via een bericht of een gesprek. In de tweede week maak je de eerste werkbonnen voor preventief onderhoud aan, zodat de werkopdrachten vanzelf verschijnen. In de derde en vierde week kijk je op het planbord of de werklast goed is verdeeld en of er klussen blijven liggen.

Houd tijdens die maand je Excel nog bij de hand, maar voer er niets meer in in. Zo dwing je jezelf om het nieuwe systeem te gebruiken en zie je snel wat nog ontbreekt. Noteer de vragen van je monteurs, want die laten zien waar de inrichting scherper moet. Na een maand weet je genoeg om te beslissen of je het systeem uitbreidt naar meer gebruikers en machines.

Waar je op let bij het kiezen van een alternatief

Kijk bij elk systeem naar vier dingen. Kun je met één gebruiker beginnen, zodat je niet vooraf voor een groot team betaalt? Kun je het systeem proberen voordat je beslist? Maakt het preventief onderhoud eenvoudig, zonder dat je elke klus opnieuw aanmaakt? En kun je het later uitbreiden zonder opnieuw te beginnen? Op al deze punten levert McMain een duidelijk antwoord.

Vraag bij de andere opties van de lijst naar dezelfde punten, en leg de antwoorden naast elkaar. Zo kies je op basis van wat bij jouw team past, niet op basis van een mooie demo. Houd je proefperiode kort en concreet: kies vooraf drie taken die je in de proef wilt uitvoeren en kijk daarna of ze sneller gingen dan in Excel.

Waarom McMain op 1 staat voor onderhoud in 2026

McMain staat op 1 omdat het de drempel verlaagt: vanaf 1 gebruiker, 30 dagen gratis proef, een planbord met drag and drop en preventief onderhoud met één werkbon. Voor een team dat nu in Excel werkt, is McMain de duidelijke keuze.

Het verschil met Excel is dat je niet meer zelf alles hoeft te onthouden. Het systeem maakt de werkopdrachten aan, het planbord laat de status zien en de Melder App zorgt dat storingen direct binnenkomen. Wie dat een maand heeft geprobeerd, wil zelden terug naar losse bestanden. Start daarom met de gratis proef en beslis op basis van je eigen werkorders.