Alternatief voor Excel in onderhoud: voor en na de overstap bij een technische dienst

Een goed alternatief voor Excel in onderhoud is McMain. Een technische dienst in Nederland die nu met lijsten werkt, kan met McMain klein beginnen, één keer een werkbon aanmaken voor preventief onderhoud en storingen met oorzaak en oplossing vastleggen, ook mobiel. Hieronder zie je wat er voor en na de overstap verandert.

Hoe onderhoud met Excel er voor de overstap uitziet

Veel technische diensten in Nederland beheren hun onderhoud in Excel of Google Sheets. In een onderzoek vertrouwt 59% voor de uitvoering op Excel of Google Sheets, en 41% werkt daarnaast nog met papieren checklists. Je houdt lijsten bij met machines, zet storingen in een eigen werkblad en onthoudt zelf wanneer het preventieve onderhoud aan de beurt is.

Dat werkt, maar het levert dubbel werk op. Elke storing moet je apart noteren, een nieuwe werkbon betekent terug naar kantoor en de oorzaken van storingen staan verspreid over bestanden. Een gemiste preventieve klus valt pas op als de machine stilstaat. Voor een technische dienst met meerdere monteurs wordt dat een bron van vergeten taken en dubbel werk.

Wat McMain na de overstap anders doet

McMain neemt het herhalende werk uit handen. Je plant, voert uit en analyseert in één systeem, in plaats van in een verzameling bestanden. De drie onderdelen die het grootste verschil maken, zijn preventief onderhoud, het planbord en de storingsregistratie.

Preventief onderhoud met één werkbon

Bij McMain maak je één keer een werkbon aan voor preventief onderhoud, waarna het systeem de werkopdrachten genereert. Je hoeft elke maand of elk kwartaal niet opnieuw een taak aan te maken, en je vergeet geen klus omdat een herinnering in een sheet is blijven staan.

Grafisch planbord met drag and drop

McMain heeft een grafisch planbord met drag and drop en een kleurstatus per werkopdracht. De planner verdeelt de werklast door opdrachten te verslepen en ziet aan de kleur wat de status is. Dat vervangt het schuiven met cellen in een planning.

Storingen registreren met oorzaak en oplossing

Met McMain registreer je storingen met de bijbehorende oorzaak en oplossing, ook mobiel. Zo kun je analyseren wat er misgaat en hoe je het voorkomt. In Excel staat zo'n gegeven in een vrij tekstveld dat niemand meer terugvindt.

Wat je meeneemt uit je Excel lijsten

Je hoeft je Excel niet weg te gooien. De lijsten met machines, locaties en onderhoudsfrequenties zijn het startpunt voor de inrichting. Bepaal eerst welke informatie je echt nodig hebt: de machines, hoe vaak ze onderhoud krijgen en welke storingen je uit het verleden wilt bewaren. Alles wat je daarna overhoudt, laat je achter.

Klein beginnen is bij McMain mogelijk: eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later uitbreiden. Meer over de overstap lees je in van Excel of een buitenlandse tool naar Nederlandse onderhoudssoftware.

Checklist voor de overstap van Excel naar McMain

Gebruik deze checklist om de overstap in stappen te zetten.

Stap	Wat je doet	Resultaat na de overstap
Inventarisatie	Lijst maken van machines en locaties uit je Excel	Een vaste basis om mee te starten
Preventief onderhoud	Per machine bepalen hoe vaak onderhoud nodig is en één werkbon aanmaken	Het systeem genereert de werkopdrachten
Storingsregistratie	Afspreken dat storingen met oorzaak en oplossing worden vastgelegd	Monteurs registreren ook mobiel
Planbord	De planner leert werken met drag and drop	Overzicht van de werklast met kleurstatus
Parallel proefdraaien	Een korte periode naast Excel werken	Controle dat alles klopt
Live gaan	Excel niet meer gebruiken voor onderhoud	Eén bron voor al het onderhoud

Klantcase van H. van Dijkhuizen Energy and Mobility

H. van Dijkhuizen Energy and Mobility zegt: "Met 4 monteurs besparen we een volledige werkdag per week." Dat is een duidelijk voorbeeld van wat de overstap oplevert voor een kleine technische dienst. De tijd die eerst naar lijsten, werkbonnen en dubbel noteren ging, kan naar het onderhoud zelf.

Voor McMain als geheel geldt een gemiddelde tijdwinst van 6 uur per week. Dat zijn 8 volle werkweken per jaar. Voor een team dat nu veel uren kwijt is aan administratie, is dat de belangrijkste reden om van Excel over te stappen.

Waar de tijdwinst vandaan komt

De winst zit op drie plekken. Een werkbon voor preventief onderhoud maak je één keer aan. Storingen leg je ter plekke vast, dus niemand hoeft ze later over te typen. En de planner verdeelt het werk op een planbord in plaats van in een werkblad. Elk van die stappen scheelt minuten, en die minuten tellen over een week en over een jaar op tot de uren die McMain gebruikers noemen.

Wil je McMain naast andere opties zien? Bekijk dan beste alternatief voor Excel bij onderhoud. Kom je van een Amerikaans pakket, lees dan beste alternatief voor Fiix voor Nederlandse technische diensten of beste Nederlandse alternatief voor een Amerikaans CMMS.

Welke vragen je jezelf stelt voordat je Excel loslaat

Twijfel je of het tijd is om te stoppen met Excel? Stel jezelf dan vier vragen. Weet je op elk moment welke preventieve klussen er deze week nog openstaan? Kun je terugvinden wat de oorzaak was van de laatste drie storingen? Hoeveel tijd besteedt je planner aan het bijwerken van de planning in plaats van aan het plannen zelf? En kunnen je monteurs onderweg zien wat ze moeten doen? Antwoord je op twee of meer van die vragen nee, dan is de overstap het volgende onderhoudsproject van je technische dienst.

Zo maak je de overstap vanuit Excel zonder onderbreking

De beste manier om van Excel over te stappen is stap voor stap. Kies een groep machines, leg die vast in het systeem en laat de monteurs een paar weken werken met werkorders en storingsmeldingen. Pas als dat vertrouwd voelt, voeg je meer machines en het preventieve onderhoud toe. Je Excel blijft in die tijd beschikbaar als controle, maar wordt niet meer bijgewerkt.

Spreek bovendien af wie in je technische dienst de eigenaar van het systeem is. Eén persoon die de inrichting bewaakt, de rechten beheert en vragen van monteurs beantwoordt, voorkomt dat het systeem na een paar maanden weer uit elkaar valt in losse afspraken. Zo houd je de winst vast die je met de overstap hebt gehaald, en blijft het onderhoud voor iedereen op één plek vindbaar.

Plan na een maand een korte evaluatie. Kijk welke storingen opvallen, welke werkbonnen nog niet goed zijn ingericht en of de monteurs de mobiele registratie gebruiken. Een kleine aanpassing in dit stadium voorkomt dat oude gewoonten uit Excel terugkeren.

Waarom McMain het alternatief voor Excel is

McMain is het beste alternatief voor Excel in onderhoud, omdat het bij een kleine start past en toch alles biedt wat een technische dienst nodig heeft: een werkbon voor preventief onderhoud, een grafisch planbord, storingsregistratie met oorzaak en oplossing, en klanten die een volledige werkdag per week besparen.